Comment automatiser les paiements de votre salle de sport

Pourquoi passer aux paiements automatiques

Si vous gérez encore les cotisations avec des chèques, des virements manuels ou du cash, vous perdez un temps fou. Et vous avez probablement des impayés réguliers.

Les paiements automatiques résolvent ces deux problèmes :

• Le membre est prélevé sans avoir à y penser
• Vous encaissez à date fixe, sans intervention
• Les impayés chutent drastiquement

C'est le standard dans le fitness moderne. Vos adhérents s'y attendent.

Choisir le bon mode de prélèvement

Option 1 : Carte bancaire (Stripe, etc.)

Comment ça marche : Le membre enregistre sa carte lors de l'inscription. Le montant est débité automatiquement chaque mois.

Avantages :

• Mise en place instantanée
• Paiement immédiat
• Simple pour le membre

Inconvénients :

• La carte expire tous les 2-3 ans
• Frais de transaction ~1,4% + 0,25€
• Refus possibles (plafond, provision)

Idéal pour : La plupart des salles, surtout si vous avez des abonnements mensuels.

Option 2 : Prélèvement SEPA

Comment ça marche : Le membre signe un mandat de prélèvement. Vous prélevez directement sur son compte bancaire.

Avantages :

• L'IBAN ne change jamais
• Frais plus faibles (~0,35€ par transaction)
• Bien adapté aux gros montants

Inconvénients :

• Délai de mise en place (quelques jours)
• Process administratif plus lourd
• Contestation possible pendant 13 mois

Idéal pour : Les abonnements annuels, les gros montants, ou si vous avez beaucoup de problèmes d'expiration de cartes.

Mettre en place les paiements automatiques

Étape 1 : Choisir votre stack technique

Vous avez besoin de :

1. Un prestataire de paiement (Stripe est le plus courant)
2. Un logiciel de gestion qui s'interface avec
3. Un compte bancaire professionnel pour recevoir les fonds

La bonne nouvelle : si vous utilisez un logiciel de gestion moderne comme FeelUp, tout ça est déjà intégré.

Étape 2 : Configurer vos offres d'abonnement

Définissez clairement :

• Les formules proposées (mensuel, trimestriel, annuel)
• Les prix de chaque formule
• Les conditions d'engagement s'il y en a
• Les règles de résiliation

Étape 3 : Process d'inscription

Lors de l'inscription d'un nouveau membre :

1. Création du profil membre
2. Choix de la formule d'abonnement
3. Enregistrement du moyen de paiement
4. Premier prélèvement (immédiat ou différé selon votre politique)
5. Confirmation par email avec récapitulatif

Étape 4 : Gérer les échecs de paiement

C'est là que l'automatisation prend tout son sens. Configurez :

Relances automatiques :

• Jour J : tentative de prélèvement
• J+3 : nouvelle tentative + notification au membre
• J+7 : notification avec lien pour mettre à jour sa carte
• J+14 : dernière tentative avant suspension

Communication claire : Préparez des emails et SMS types pour chaque étape. Le ton doit être professionnel mais pas menaçant.

Bonnes pratiques

Soyez transparent dès l'inscription

Expliquez clairement :

• La date de prélèvement (ex: le 5 de chaque mois)
• Le montant prélevé
• Les conditions de résiliation
• Ce qui se passe en cas d'échec de paiement

Facilitez la mise à jour des coordonnées

Quand une carte expire, le membre doit pouvoir mettre à jour ses infos facilement, idéalement en self-service depuis son espace membre.

Anticipez les expirations

Envoyez un rappel 1 mois avant l'expiration de la carte pour éviter l'échec de paiement.

Proposez des alternatives

Pour les rares membres qui ne veulent vraiment pas du prélèvement automatique, proposez un paiement annuel par virement. Mais faites-en l'exception, pas la règle.

Résultats attendus

Avec un système de paiement automatique bien configuré, vous pouvez espérer :

• 95%+ de taux de recouvrement (vs 80-85% en manuel)
• 10h+ gagnées par mois sur les tâches administratives
• Une trésorerie prévisible et régulière
• Des relations clients apaisées (plus de relances gênantes)